CÓDIGO DE ÉTICA CORPORATIVA ASIGNAR S.A.S

OBJETIVO

Con este instrumento ASIGNAR S.A.S pretende recoger los principios, valores y criterios que deben guiar el actuar de sus empleados, tanto en sus relaciones internas como externas. Todas las personas vinculadas a la empresa deben conducirse y conducir las operaciones de la Compañía bajo los más estrictos principios éticos, respetando las personas, las leyes, el medio ambiente y la comunidad, y actuando dentro del marco de los valores de la misma.

ALCANCE

Los principios, valores y criterios aquí establecidos son imperativos para todas las personas vinculadas a la Compañía. Todo empleado, mientras lo sea, estará sujeto a este código de ética tanto dentro, como fuera, de la misma.
Todos los empleados son responsables de conocer y aplicar los principios, valores y criterios de este código, además son responsables de reportar al Gerencia General toda situación que pueda vulnerar lo aquí establecido.
Ante cualquier duda frente al comportamiento ético esperado por la Compañía de un empleado, este debe acudir a la orientación de Gerencia General.
Este código cobija a todos los empleados, clientes, proveedores y demás terceros con los que la Compañía tenga relaciones comerciales. Rige las relaciones comerciales y las relaciones con entidades oficiales.

CONFLICTO DE INTERESES

La Compañía espera que todos sus empleados evalúen cada situación con buen criterio. Es decir, que al momento de tomar una decisión lo hagan teniendo en cuenta la ley, el mejor interés para la empresa y la ética en los negocios.
Un funcionario con buen criterio no permite que las relaciones laborales o comerciales que tiene, en el ejercicio de su función, trasciendan al plano personal.
En el tratamiento del conflicto de Intereses entre la Compañía y las personas vinculadas a ella, es fundamental la transparencia. Implica que el funcionario siempre debe estar atento a las situaciones que potencialmente pueden generar dicho conflicto, y debe comunicarlas a su superior inmediato, a Gerencia General. Lo anterior implica declarar relaciones familiares, participación en otros negocios o empresas, relaciones con competidores, clientes o proveedores.

OPOSICIÓN DE INTERESES

Las decisiones comerciales se deben tomar de acuerdo con los mejores intereses de la Compañía y no motivados por intereses o beneficios personales.
Se evitará al máximo incurrir en cualquier conducta que restringa la competencia de la empresa o de un competidor.
En ningún momento se llevarán a cabo prácticas restrictivas de la competencia como:
• Cartelización empresarial.
• Acuerdos restrictivos de la competencia.
• Fijación de precios predatorios
• Actos de colusión empresarial

INVERSIONES PERSONALES

Ningún empleado podrá ser directa o indirectamente propietario de una participación substancial en una entidad comercial que compita con la Empresa, o que realice o pretenda realizar, negocios con la Compañía, a menos que la situación de dicha persona haya sido conocida y aprobada por la Gerencia General.
También se prohíbe a los empleados:
1. Comprar, arrendar o adquirir de otra forma, directa o indirecta, derechos sobre cualquier bien o material, si creen razonablemente que la Compañía pueda tener interés en materializar dicha adquisición.
2. Aprovechar en su beneficio personal las oportunidades que conozcan por medio de bienes, información o la posición que ostentan dentro de la Compañía
3. Usar bienes, tangible e intangibles, información o la posición de la Compañía para obtener beneficios personales.

PROSTITUCIÓN Y TRATA DE BLANCAS

La empresa se opone rotundamente al patrocinio, financiación o proliferación de la prostitución y trata de blancas. Toda persona tiene plena libertad de decidir lo que puede o no hacer con su cuerpo, sin embargo, la empresa se encuentra en la responsabilidad social de evitar al máximo la proliferación de estas conductas y denunciar penal y Policivamente cualquier riesgo de trata de blancas.

OBSEQUIOS, FAVORES Y ATENCIONES RAZONABLES

No se deben aceptar ni ofrecer obsequios, favores o atenciones si ello obligara, o pareciera obligar, al receptor a actuar de una forma que no sea la que favorece los mejores intereses de la Compañía para la que trabaja.
En ninguna circunstancia se puede recibir u ofrecer dinero como obsequio o atención.
Los empleados solo podrán aceptar obsequios, favores o atenciones cuando le sea otorgado u ofrecido algún tipo de presente, favor o atención que no puedan rechazar y cuyo valor máximo sea de $100.000 pesos M/L. Cualquier regalo que esté por fuera de este monto, lo reportará de inmediato a la Gerencia General o Dirección Operativa para que se decida la destinación que se le dará al obsequio o atención.
Se podrán recibir artículos de “merchandising comercial” como lapiceros, cuadernos, entre otros, cuyo propósito sea promocionar comercialmente la entidad que lo entrega, que no sean suntuosos o de valor superior a los acostumbrados en la práctica comercial generalmente aceptada en el sector, que no sean frecuentes, y no violen la ley o la política de la Compañía de quien los realiza.
Ningún empleado puede ofrecer obsequios, dinero o atenciones a empleados públicos. Las donaciones que en este sentido haga la Compañía, serán aprobadas exclusivamente por la Gerencia General.
Los funcionarios no deben solicitar a clientes, proveedores o contratistas obsequios o favores a título personal, para sí o para sus familiares. Tampoco podrá utilizar su posición dentro de la Empresa para obtener beneficios, favores o prebendas de entidades relacionadas con la Compañía

RESPONSABILIDADES EN LAS RELACIONES INTERNAS

ASIGNAR S.A.S es una empresa que valora y respeta a las personas que la conforman. Por ello las relaciones de los empleados, entre sí y con sus superiores, se enmarcan en el respeto. La Compañía no tolera, acepta o promueve conductas que atenten contra la dignidad de las personas, ni que pueda constituirse en acoso de ninguna índole. No admite conductas o situaciones discriminatorias en razón al género, credo político o religioso.
La Compañía está comprometida con la salud y la seguridad de todas las personas que trabajan en ella. Por ello cuenta con programas, normas y elementos de protección para brindar a empleados y visitantes, ambientes seguros. Es responsabilidad de todos los empleados acatar las normas y regulaciones de seguridad, tomar las precauciones y acciones necesarias para garantizar su seguridad y la de los demás empleados; debiendo reportar oportunamente los accidentes, incidentes y condiciones inseguras que conozcan dentro de las instalaciones de la Compañía.
Se prohíbe el porte de armas dentro de las instalaciones de la Compañía. Igualmente se prohíbe la mera tenencia y el consumo de alcohol y/o drogas enervantes o psicotrópicas, al igual que el ingreso bajo el efecto de estas aun habiendo sido consumidas algunas horas antes de ingresar a las instalaciones de la empresa.
La Compañía respeta el derecho a la intimidad de cada uno de sus empleados. La información personal y familiar que conoce de sus empleados será conservada en condiciones de confidencialidad. No obstante, se reserva el derecho de inspección, dentro de los parámetros de la constitución y la ley, sobre archivos digitales, correos electrónicos, cómodas, y documentos relacionados con el cargo que desempeña el empleado, y equipos de cómputo propiedad de esta.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Los empleados, debido al desempeño de sus funciones, tienen acceso a información relacionada con la operación comercial, financiera, información de carácter técnico y, en general sobre todo lo que constituye el accionar de la Compañía, y que no está disponible para el público. Esta información es de propiedad exclusiva de la Compañía o en algunos casos de sus clientes. Los empleados son responsables por mantener la estricta reserva de esta información. No podrán revelarla a terceros, ni utilizarla para fines personales o comerciales una vez haya finalizado su relación laboral con la Empresa. Cualquier violación de dicha confidencialidad acarreara las sanciones legales y/o pecuniarias que correspondan de acuerdo con la legislación colombiana.
La Compañía contará con Acuerdos Marco de Confidencialidad que deberán ser suscritos por los empleados, proveedores y contratistas que tengan acceso a información reservada, privilegiada y confidencial.

PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

Los descubrimientos, invenciones, obras y mejoramientos de productos y procesos realizados por los empleados, durante el ejercicio de sus funciones, son de propiedad de la Compañía. Es obligación del empleado facilitar los trámites legales para el registro y concesión de los bienes de propiedad industrial o intelectual en nombre de la Compañía. Los descubrimientos, invenciones y mejoramientos de productos y procesos no darán lugar a ningún tipo de compensación a favor del empleado, ni podrán ser utilizados por él en su beneficio o el de terceras personas, ni aún después de finalizar su relación laboral con la Compañía.
Cuando una persona ingrese como empleada siendo titular de un derecho de propiedad industrial deberá declararlo previo a su vinculación laboral.
La Compañía promoverá la protección de sus activos intangibles mediante los mecanismos legales establecidos para ello. Igualmente acatará las disposiciones nacionales y supranacionales para la promoción, protección y prevención de sus bienes inmateriales.
La Compañía se compromete a evitar cualquier práctica empresarial en la que se abuse injustificadamente del uso de sus marcas, patentes de invención, modelos de utilidad y demás activos intangibles frente a sus competidores.

SOBORNOS, DÁDIVAS Y PAGOS

Se prohíbe a los empleados prometer o realizar, de manera directa o indirecta, pagos en dinero, títulos valores u objetos de valor a entidades o personas con las que la empresa tenga, o aspire tener, relaciones comerciales o de otra índole, para influir en sus decisiones. Esta prohibición incluye sobornos, dádivas o cualquier otro pago que pueda tener el carácter de ilegal.

PARTICIPACIÓN EN POLÍTICA

La Empresa respeta el credo político de todos sus empleados. No obstante, dentro de las instalaciones y en general, en actividades patrocinadas o relacionadas con la Compañía, está prohibida cualquier actividad de proselitismo político.

DEBER DE INFORMAR

Todos los empleados tienen el deber de informar cualquier situación o anomalía que pueda atentar contra lo establecido en este código, o afectar los intereses de la Compañía. Deberá hacerlo al superior inmediato, a la Dirección Operativa o a Gerencia General. El empleado que incumpla con este deber puede ser considerado cómplice o partícipe de cualquier violación grave de este código, y deberá enfrentar las consecuencias disciplinarias y legales correspondientes.

COMPETENCIA DIRECTA CON LA COMPAÑÍA

Ningún empleado podrá realizar o participar en actividades que compitan con aquellas que desarrolla o aspira desarrollar la Compañía.

ACOSO LABORAL

La Compañía prohíbe toda conducta encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia que cause perjuicio laboral, pérdida de la motivación en el trabajo o induzca a la renuncia del mismo. Como también maltrato laboral, persecución, discriminación, entorpecimiento, y/o desprotección laboral para con sus compañeros y/o subalternos.

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

Su objetivo es desarrollar medidas preventivas de conductas que puedan constituir acoso laboral y actuar como ente conciliador frente a las quejas fundadas que al respecto formulen los Colaboradores. Esto promoverá un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentará relaciones sociales positivas y respaldará la dignidad e integridad de las personas en el trabajo.

TRABAJO INFANTIL

La Compañía prohíbe toda forma de trabajo infantil. Solamente se contratará -laboral, civil y comercialmente- con personas mayores de edad, de acuerdo con la legislación Colombiana. La empresa se compromete a no contratar menores de edad o los autorizados por el Ministerio del Trabajo.

INCUMPLIMIENTO

El Código de Ética es obligatorio para todos los empleados de ASIGNAR SAS. El incumplimiento de cualquiera de los preceptos aquí consagrados, por acción u omisión, se constituye en violación grave del contrato de trabajo y por ende será justa causa para darlo por terminado.

CORRUPCIÓN PRIVADA

Los empleados y funcionarios de la empresa se abstendrán de ejecutar de manera directa o indirecta cualquier conducta proscrita por el estatuto anticorrupción colombiano. En el evento de advertir cualquier conducta potencialmente corrupta, lo comunicará de inmediato a su superior o la Gerencia General.

RESPETO DE LOS DERECHOS HUMANOS BÁSICOS DE LOS EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

La empresa promociona la igualdad de oportunidades y trato para sus empleados, contratistas y proveedores, independientemente del color de su piel, raza, nacionalidad, antecedentes sociales, incapacidades, orientación sexual, creencia política o religiosa, sexo o edad; y en consecuencia espera que sus empleados, contratistas y proveedores:
• Respeten la dignidad personal, la privacidad y los derechos de cada individuo.
• Rehúsen emplear o hacer trabajar a alguien en contra de su voluntad.
• Rechacen tolerar cualquier tratamiento inaceptable a los empleados, tal como crueldad mental, acoso sexual o discriminación.
• Prohíban comportamientos, incluidos gestos, lenguaje y contacto físico que sean sexuales, coercitivos, amenazantes, abusivos o explotadores.
• Proporcionen una remuneración justa y garantizar el salario mínimo aplicable.
• Respeten el número máximo de horas de trabajo establecido en las leyes aplicables.
• Reconozcan en la medida que sea legalmente posible, el derecho de libre asociación de los empleados y no favorecer o discriminar a miembros de Empresa de empleados o sindicatos.

IDENTIFICACIÓN DE ASUNTOS PREOCUPANTES

La Compañía ofrecerá a los empleados y contratistas la posibilidad de notificar la existencia de asuntos preocupantes o actividades potencialmente ilegales en el entorno de trabajo. Cualquier informe deberá ser tratado de forma confidencial. En caso necesario, los funcionarios de la Compañía realizarán la investigación pertinente y tomarán medidas correctivas.

NO DISCRIMINACIÓN

La Compañía considera que todas las condiciones de empleo deben basarse únicamente en la capacidad del individuo para desempeñar el trabajo. Por lo tanto, exige a sus empleados, contratistas y proveedores mantener un compromiso con los principios básicos de los derechos humanos. Esto significa que no deberá haber discriminación entre empleados - sea de manera directa o indirecta - en lo que se refiere a promoción, salario, evaluación de desempeño o de cualquier otro término o condición de trabajo, por motivos de raza, color, nacionalidad, género, identidad de género, orientación sexual, religión, discapacidad o cualquier otra razón prohibida por la ley.

MARCO ÉTICO DE CONDUCTA.

Los empleados, proveedores y contratistas de la Compañía no practicarán ni tolerarán ninguna forma de corrupción, extorsión o malversación de recursos. No ofrecerán ni aceptarán sobornos u otros incentivos ilegales.
No se tolerará ninguna práctica contraria a la honestidad, la integridad, las buenas costumbres y la equidad negocial. La Compañía tiene como objeto identificar y exaltar a los empleados, proveedores y contratistas cuyas conductas sean coherentes con nuestras pautas éticas.
De esta forma, los empleados, proveedores y contratistas de la Compañía se comprometen a:
• Tratar a todas las personas de manera justa, con dignidad y respeto.
• Informar de cualquier violación de las normas legales y éticas que se observen o cualquier otra irregularidad.
• Acatar todas las leyes vigentes en el territorio colombiano que tengan relación con su actividad comercial.
• Registrar todas las transacciones financieras con cuidado acatando la respectiva legislación fiscal y tributaria.
• Proteger la información confidencial de la Compañía.
• Tratar de manera honesta y justa a clientes, proveedores y accionistas.
• Evitar conflictos de interés ya sean reales o potenciales.
• Salvaguardar la reputación de la Compañía.
• Separar las actividades políticas personales de los negocios de la Compañía.
• Evitar dar y/o recibir dadivas de manera inapropiada.
La Compañía está estableciendo, de forma progresiva, los mecanismos necesarios para escuchar y analizar las recomendamos hechas por sus empleados, proveedores y contratistas.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que empleados, proveedores y contratistas nos han autorizado a tratar mediante la recolección, el almacenamiento y el uso de los mismos, se realizará de acuerdo a las finalidades descritas en la Política para Tratamiento de Datos Personales de la Compañía, por lo que dichos datos de naturaleza pública, privada, semiprivada, reservada y sensible serán tratados de acuerdo con los parámetros establecidos en la Constitución Política, en la ley y en los respectivos decretos reglamentarios.

MEDIDAS DE PREVENCIÓN CONTRA EL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Por su parte, el Grupo de Acción Financiera Internacional –GAFI-, diseñó cuarenta – 40 - recomendaciones para prevenir el lavado de activos, las cuales fueron actualizadas en el año 2012 en cooperación con los Organismos Regionales estilo GAFI, y los organismos observadores, incluyendo el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial y las Naciones Unidas. Las revisiones contemplan nuevas amenazas emergentes, clarifican y fortalecen muchas de las obligaciones existentes, manteniendo la estabilidad necesaria y el rigor de las Recomendaciones.
La empresa impulsará internamente un abierto rechazo hacia cualquier actividad delictiva o conducta que implique actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo - LA/FT -. El cumplimiento del objeto social de la compañía está supeditado al cumplimiento de las normas de prevención y control de LA/FT.
Todas las operaciones, negocios y contratos que adelante la Compañía se ajustarán a las políticas y procedimientos dispuestos por esta y demás normas internas que regulen sobre las fuentes de riesgo de LAFT, de lo contrario no se tramitarán.
Para tomar conciencia de la importancia que tiene la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, se describen a continuación los riesgos asociados a una práctica de negocios sin control y/o desconocimiento del tema:
• Pérdida de reputación.
• Hacer parte de rumores.
• Ser incluidos en listas negras.
• Pérdida de acceso a los servicios y productos del sistema financiero.
• Pérdida de relaciones comerciales con otros países.
• Pago de multas y sanciones.
• Problemas legales en procesos judiciales.
Los aspectos generales descritos en esta política deben integrarse en todos los procedimientos relacionados con tesorería - pagos, recaudos y demás transacciones relacionadas -, compras - negociaciones con proveedores de bienes y servicios - y ventas.